Antecedentes históricos

La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. El surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay, una institución básicamente nueva, o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde un principios del siglo. Pocas veces en la historia de la humanidad una institución se ha manifestado indispensable con tanta rapidez. La administración que es el órgano específico encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico, refleja el espíritu esencial de la era moderna. Es en realidad indispensable y esto explica por qué, una vez creada, creció con tanta rapidez.

El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a través del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la época prehispánica por las tribus nómadas, donde comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de animales, y después con el descubrimiento de la agricultura da paso a la creación de las pequeñas comunidades.

Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por poseer formas predominantes agrarias, donde la familia, los grupos informales y las pequeñas comunidades eran importantes. Posteriormente, éstas se transformaron en otras de tipo industrial, impulsadas por la Revolución Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales.

El cuerpo sistemático de conocimientos sobre la administración se inicia en plena Revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes empresas que requerían de nuevas formas de organización y prácticas administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo nuevo.

Definición de la administración

El concepto de administración  hace referencia al funcionamiento, la estructura y el rendimiento de las organizaciones. También se utiliza para denominar a la autoridad pública  (el gobierno) o privada (directivos de una empresa). El término proviene del latín ad-ministrare (“servir”) o ad manus trahere (“manejar” o “gestionar”).

La administración puede ser entendida como la disciplina que se encarga del manejo científico de los recursos y de la dirección del trabajo humano, enfocada a la satisfacción de un interés.

La administración es analizada, por ejemplo, por la teoría de las organizaciones, dedicada del estudio sobre la forma en que los seres humanos administran sus recursos (humanos, materiales e inmateriales) e interactúan con el medio externo para alcanzar sus objetivos.

"Proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos para alcanzar un fin determinado".

La administración también se puede definir como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definición básica. Como administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Elementos de la fase mecánica administrativa se presentan en la siguiente forma:

Previsión: Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta los diversos cursos de acción posible.

La previsión comprende, las siguientes etapas:

-Objetivos: Es la que propone los fines

-Investigaciones: Se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que puede contarse en las situaciones.

-Cursos alternativos: Trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines propuestos.

Planeación: Fija tiempos de las determinaciones de las unidades que se planteen en los objetivos.

Comprende las siguientes etapas:

-Políticas: Principios para orientar la acción.

-Procedimientos: Secuencia de operaciones o métodos

-Programas: Fijación de tiempos requeridos.

-Organización: Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones, individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.

En la misma definición se ven claramente las siguientes etapas:

Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel de la organización.

Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general que de propuso.

Obligaciones: las que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeña por una persona.

El Arquitecto como administrador de recursos

La administración está vinculada al rendimiento y funcionamiento de las organizaciones.
Un recurso es un medio de cualquier clase que contribuye a lograr aquello que se pretende. La administración de recursos consiste en el manejo eficiente de estos medios que pueden ser tangibles e intangibles. El objetivo de la administración de recursos es que estos permitan la satisfacción de los intereses.

Para que una empresa pueda efectiva y satisfactoriamente lograr y cumplir sus objetivos será imprescindible que cuente con una serie de elementos, también llamados recursos o insumos, los cuales combinados armónicamente contribuirán a su correcto funcionamiento.

En la arquitectura podemos dividir estos recursos en:

-Recursos Humanos

-Recursos Materiales

-Recursos Económicos

-Recursos Tecnológicos

Recursos Humanos

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.

En el ámbito político, económico y empresarial se denomina recursos humanos a las personas en la medida que desempeñan una labor relacionada con la producción de bienes y servicios. Los recursos humanos forman una parte importantísima de una organización.

Desde sus orígenes la administración de personal ha tenido como misión la creación de condiciones laborales, en las cuales, los integrantes de las organizaciones desarrollen su máximo potencial de desempeño, es decir, optimicen su calidad humana, como resultado de la motivación y el entrenamiento.

El departamento de recursos humanos se ocupa en general de llevar adelante temas macro que hacen a la administración, reclutamiento y selección, capacitación y control de los recursos humanos. En los últimos años, con la globalización y la creciente competencia en los mercados, las funciones del departamento de recursos humanos se han ido ampliando y sofisticando cada vez más. 

Los elementos básicos que constituyen el sistema de la administración de personal corresponden a los que se localizan dentro del Proceso Administrativo: planeación organización, coordinación, dirección y control.

Al considerar la importancia del Proceso Administrativo en la administración del Recurso Humano, le permite a la empresa la interacción de los diferentes recursos que la integran.  No se puede dirigir y controlar, sin antes haber definido qué se quiere, qué se persigue, cómo se ordena, cómo se relaciona.

Recursos Materiales

Los recursos materiales son los bienes tangibles que la organización puede utilizar para el logro de sus objetivos. En los recursos materiales podemos encontrar los siguientes elementos:

-Maquinarias

-Inmuebles

-Insumos

-Productos terminados

-Elementos de oficina

-Instrumentos y herramientas

Contar con los recursos materiales adecuados es un elemento clave en la gestión de las organizaciones. La administración debe tener en cuenta que se debe encontrar un punto óptimo de recursos materiales, lo que no significa que se deba aumentar la cantidad o la calidad de los recursos materiales en exceso, debido a que esto representaría un elevado costo de oportunidad. Al mismo tiempo, se debe tener en cuenta que los recursos materiales deben ser adecuados para los recursos humanos con los que cuenta la organización.

La ubicación de las plantas productivas y de los puntos de venta también juegan un rol fundamental, ya que determinan los recursos humanos con los que se contarán y los costos de transporte de insumos y productos, como también los servicios disponibles para la organización.

Recursos Económicos

Los recursos económicos son los medios materiales o inmateriales que permiten satisfacer ciertas necesidades dentro del proceso productivo o la actividad comercial de una empresa.

Estos recursos, por lo tanto, son necesarios para el desarrollo de las operaciones económicas, comerciales o industriales. Acceder a un recurso económico implica una inversión  de dinero: lo importante para que la empresa sea rentable es que dicha inversión pueda ser recuperada con la utilización o la explotación del recurso.

Los encargados de la administración de los recursos financieros deben analizar y planificar el correcto flujo de fondos; de este modo se evitarán los problemas por falta de recursos para afrontar las actividades productivas o el pago de obligaciones. En caso que la compañía no cuente con los recursos suficientes, podría convertirse en deudora y tener que pagar intereses adicionales.

Recursos Tecnológicos

Entendemos la gestión tecnológica como el manejo de recursos tecnológicos y tecnologías, en un proceso dinámico y evolutivo, con miras a alcanzarlos objetivos de la organización.

Esto significa que nuestro enfoque tiene una concepción sistémica, dado que se privilegia el resultado global (de acuerdo con los objetivos de la organización), y se subordinan a éste los resultados locales (de las partes).

Las empresas (o las unidades estratégicas de negocios) constituyen organizaciones que evolucionan permanentemente, es decir son sistemas dinámicos. Adicionalmente, la actividad empresarial se desarrolla dentro de un contexto que incluye el marco regulatorio y los mercados externos, que también evolucionan, constituyendo un supra sistema dinámico.

Los recursos tecnológicos considerados se clasifican como específicos (o tangibles) y transversales (o intangibles).

Los recursos específicos incluyen herramientas, equipos, instrumentos, materiales, máquinas, dispositivos y software específicos necesarios para lograr el propósito técnico establecido. Por su parte, los recursos transversales son de tipo intangible, y pueden ser identificados como humano y estructural o de manera más general como información y conocimiento.

Los recursos transversales son necesarios para el desarrollo de los procesos que se aplican sobre un sistema (cadena de valor, unidad estratégica de negocios, empresa) y sus componentes.

Los recursos tecnológicos sirven para optimizar procesos, tiempos, incluso recursos humanos, agilizando el trabajo y tiempos de respuesta que finalmente impactan en la productividad y muchas veces en la preferencia del cliente o consumidor final.

Administración por objetivos (APO)

La “Administración por Objetivos es un sistema dinámico que integra la necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo exigente y equilibrado de administración de empresas”.

“En la Administración por Objetivos, los gerentes principales y subordinados de una organización definen, en conjunto, sus metas comunes y especifican las áreas principales de responsabilidad de cada posición, en relación con los resultados esperados de cada uno, utilizando esas medidas como guías para mejorar la operación del sector y para verificar la contribución de cada uno de sus miembros”.

La Administración por Objetivos es, por tanto, un método por el cual el administrador y su superior definen conjuntamente las metas y especifican las responsabilidades para cada posición, en función de los resultados esperados, pasando estos últimos a conformar los estándares de desempeño bajo los cuales los gerentes serán evaluados. Analizado el resultado final, el desempeño del gerente puede ser evaluado objetivamente y los resultados alcanzados pueden compararse con los resultados esperados.

Identificación de necesidades y/o problemas

La identificación de necesidades es la fase inicial del ciclo de vida de un proyecto. Se comienza con el reconocimiento de una necesidad, un problema, o una oportunidad y termina con la emisión de una solicitud de propuesta (SDP).

Antes de presentar la SDP es necesario definir con claridad el problema o la necesidad, para lo cual debe recopilar toda la información para poder cuantificar el problema y determinar si los beneficios esperados compensan los costos de realizar el proyecto.

Una vez que se ha estimado la magnitud del beneficio de la mejoría, el empresario puede determinar el presupuesto para el proyecto para poner en practica la mejoría.

En muchas ocasiones en las empresas se debe pasar por un proceso de decisiones para seleccionar aquellos proyectos que generan el mayor costo beneficio para ellas y dedicar a estos los recursos técnicos, humanos y financieros  limitados que posee.

Determinación por objetivos

La administración por objetivos es un modelo de administración a través del cual todos los gerentes de una organización establecen metas para sus administraciones.

Es una técnica por medio de la cual la dirección de la misma establece objetivos precisos y mensurables para ser alcanzados en un periodo específico, caracterizándose por hacer participar en mayor o menor grado al personal de la entidad en el logro de objetivos. Los pasos más importantes a desarrollar son: Determinación de:

-La visión, la misión, los objetivos y las metas específicas de cada evento, deben ser:

-Precisas

-Mensurables

-Alcanzables

Definir concretamente: quien, cuando, como y donde se desarrollara un evento; llegando a determinar los detalles específicos del caso, evitando ambigüedades.

El proceso administrativo

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Cuando se administra cualquier empresa,  existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.

 La toma de decisiones

La toma de decisiones es el proceso a través del cual es identifica una necesidad de decisión, se establecen alternativas, se analizan y se elige una de ellas, se implementa la elegida, y se evalúan los resultados.

En cuanto a lo que a negocios se refiere, la toma de decisiones es una herramienta que permite tomar las mejores decisiones en beneficio de la empresa.

Generalmente, se utiliza para tomar decisiones estratégicas, decisiones importantes, o decisiones que son poco frecuentes (no rutinarias); sin embargo, podemos usar la toma de decisiones para tomar cualquier decisión en la empresa.

El proceso que conduce a la toma de decisión:

1. Elaboración de premisas
2. Identificación de alternativas
3. Evaluación de las alternativas, en términos de metas que se desea alcanzar
4. Selección de una alternativa, es decir tomar una decisión

Una decisión programada se aplica a problemas estructurados o de rutina.

Los operadores de tomos tienen especificaciones y reglas que les señalan si la pieza que han hecho es aceptable, si tiene que desecharse o si se tiene que procesar de nuevo. 

Las decisiones no programadas se usan para situaciones no programadas, nuevas y mal definidas, de naturaleza no repetitivas.

En realidad las decisiones estratégicas son, en general, decisiones no programadas, puesto que requieren juicios subjetivos.

La mayoría de las decisiones no son ni completamente programadas ni completamente no programadas; son una combinación de ambas. La mayor parte de las decisiones no programadas las toman los gerentes del nivel más alto, esto es porque los gerentes de ese nivel tienen que hacer frente a los problemas no estructurados. 

La Ética Profesional

La palabra ética proviene del griego ethikos (“carácter”). Se trata del estudio de la moral y del accionar humano para promover los comportamientos deseables. Una sentencia ética supone la elaboración de un juicio moral y una norma que señala cómo deberían actuar los integrantes de una sociedad.

4.1 Aspecto Filosófico

La Ética profesional es la "ciencia normativa que estudia los deberes y los derechos de los profesionales en cuanto tales". Es lo que la pulcritud y refinamiento académico ha bautizado con el retumbante nombre de deontología o deontología profesional. En efecto, la palabra ética confirmada por diccionarios y academias con el sentido de "parte de la filosofía trata de la moral y de las obligaciones del hombre", en este caso en sus labores profesionales.

Por lo tanto, el objeto de la ética profesional es mucho más amplio de lo que comúnmente se supone. No es otra cosa que preguntarse (como docente, profesor, pedagogo, licenciado) frente a su alumno(a), a la sociedad y al país. "¿estoy haciendo con mi trabajo lo propio que beneficia a este alumno(a), lo necesario que beneficia a la sociedad donde estoy inserto, lo trascendente para mi país y para la raza humana?." Consecuencialmente, ¿estoy participando de lo que tengo derecho?. Una confianza que se entrega a una conciencia, a una conciencia profesional.

La formación profesional es distinta para cada área y nivel de desempeño, y dependiendo de esto mismo, la formación puede ser larga y pesada o corta y ligera e incluso puede realizarse mientras se desempeña un trabajo ya sea similar o distinto, aunque de menor nivel por lo general. La formación profesional también puede ser muy teórica o muy práctica. Sin embargo, excepto algunas profesiones eminentemente especulativas como la de filósofo, todas deben contener una cierta dosis tanto de teoría como de práctica o sea la auténtica "praxis", entendida ésta como la aplicación de un conocimiento o de una teoría que a su vez fue extraída de experiencias concretas.

4.2 Aspecto práctico operativo recomendaciones y conclusiones (ASINEA)

La ética en la arquitectura como en toda actividad humana, surge como manifestación del hacer del individuo y de la sociedad, como resultado de la congruencia entre su manera de pensar y hacer las cosas. 

Las normas éticas se establecen como resultado de la actuación de una serie de valores, que son aceptados por todos los integrantes de un grupo social.  Estas normas éticas por lo tanto, son las que regulan la forma deseable de hacer las cosas y  que permiten que el grupo social se desarrolle de manera armónica. 

El arquitecto ejerce fundamentalmente una actividad de servicio y esta actividad la realiza de manera profesional, lo que le genera derechos y obligaciones. 

Recomendaciones a las instituciones con objeto de analizar la curricula, para que incida en la manera de ser del alumno, de acuerdo a estos principios éticos. Se recomienda a las Instituciones miembros de ASINEA sin interferir en la autonomía de las diferentes instituciones, que:

·         Se considere la práctica de la Ética como deseable en el ejercicio profesional.

·         Se considere como elemento fundamental para lograr una sana y  armónica práctica profesional, la necesidad de formar profesionales del campo de la Arquitectura, que sean personas éticas para que actúen en consecuencia.

·         Se adopte este documento como marco de referencia, para establecer los principios deseables del ejercicio profesional, en forma coordinada entre todas las instituciones.

·         Se capacite al personal docente de la Institución para que en primera instancia comparta estos principios y se pueda obrar con congruencia.

·         Se desarrolle la curricula de la materia de Ética considerándose los postulados aquí expuestos.

·         Se evalúe la posibilidad de establecer la materia de Ética como parte de la currícula académica de cada carrera.

·         Se adopte un papel protagónico por parte de las instituciones de las diferentes regiones, con objeto de proporcionar este documento a las diversa Asociaciones Gremiales de cada localidad, con objeto de que sepan lo que se está haciendo en las Instituciones de formación de Arquitectos para que elaboren de manera coordinada sus Códigos de Honor o Códigos de Actuación Profesional, y que se recomiende que dichos documentos contengan de manera clara las sanciones por su incumplimiento.

4.3 La Capacidad y la calidad de los servicios humanos

`La calidad de los servicios sociales en el ámbito de nuestras organizaciones, resulta ser una de las condiciones básicas en el accionar de toda institución. Producto de lo anterior, se hace necesario plantear estrategias que permitan  mejorar la prestación de los servicios, considerando o incorporando, las necesidades, demandas y el grado de satisfacción de la población civil.  Estos aspectos se presentan como un reto importante, especialmente en el sector salud, para lo cual el presente artículo aporta una serie de elementos relacionados con la discusión sobre la calidad y la evaluación de los servicios, así como una propuesta metodológica que ofrece procedimientos para aplicar la evaluación de los procesos, incorporando la atención de la clientela social.

Para analizar la calidad del servicio, debe tomarse en cuenta el concepto de “valor”. Para el cliente, el “valor” es la percepción que tiene de lo que recibe, ponderado por el costo que ha tenido para él; intervienen por tanto en la definición,  el impacto del servicio para el cliente, así como los aspectos derivados de la interacción con los funcionarios de la institución.

Aún y cuando la calidad del servicio se define como un asunto “altamente subjetivo”, se puede afirmar que la calidad será el resultado del servicio real menos el servicio esperado.  Dado que las necesidades y expectativas varían según el cliente y la situación, estas percepciones están íntimamente relacionadas con el sistema que apoya el servicio, lo cual lleva a incorporar en los procesos de trabajo, el componentes de la evaluación de servicio al cliente.